E-learning curs dhow

Subiect 7. Fluxul de lucru.

Scopul studiului: studiul documentelor de circulație de la distribuitorul de la începuturile lor, la finalizarea executării sau de expediere.

Întrebări de studiu:

1. Conceptul și principiile fluxului de lucru.
2. Trecerea și ordinea de executare a documentelor de intrare.
3. Trecerea documentelor de ieșire și interne.
4. Lucrul cu documente confidențiale.
5. Lucrul cu scrisorile și apelurile cetățenilor.

Conceptul și principiile de flux de lucru.

Conform documentului se referă la circulația documentelor în întreprindere, stabilirea de primire sau crearea lor la finalizarea executării sau de expediere.
Principiile de bază ale fluxului de lucru sunt după cum urmează:

fiecare mișcare documentul care urmează să fie justificată, este necesar să se excludă sau să limiteze documentele de călătorie de întoarcere;

ordinea proceselor de transmitere și prelucrare a principalelor tipuri de documente trebuie să fie uniformă.

Sarcina principală a organizării documentului - în linie în documentul de circulație, o prelucrare unică și uniformă.
În ceea ce privește unitatea de control distinge fluxurile vin, trimise și documentele interne (practica se face referire la aceste documente, respectiv, a documentelor primite, efectuate și interne).
Principalele caracteristici ale fluxurilor care sunt înregistrate pe parcursul fluxului de lucru sunt:

debitul volumic, care este determinat de numărul de documente care trec prin birou (asistent administrativ) pe an, jumătate sau sfert;

regimul de curgere, care este determinată de periodicitatea circulației documentelor prin birou (asistent administrativ).

Volumul document contabil este realizată în scopul de a obține date pentru calcularea serviciului de păstrare a personalului de înregistrare numărul de angajați, alegerea mijloacelor când mecanizare și informatizarea proceselor de evidență a datelor și ajustarea unităților de sarcină și artiști individuali care lucrează cu documente.

Există trei forme principale de organizare a muncii cu documente: centralizate, descentralizate și mixte.

forma centralizată a fluxului de lucru utilizat în întreprinderile cu un document mic; în formă descentralizată de lucru cu documente, toate operațiunile sunt efectuate în unitățile structurale. formă mixtă de lucru cu documentele folosite în întreprinderile mari, cu structură complexă și un volum mare de documente.

Pasajul și ordinea de executare a documentelor de intrare.

Fluxul informațional al documentelor de intrare sunt:

Documente cu organizații-mamă, guverne;

documentele organizațiilor subordonate, PRIS-ghiduri de raport și înregistrările contabile și diverse cereri;

documente ale organizațiilor organizațiilor aliate și a altor, schimbul de informații pentru a aborda problemele care necesită o acțiune comună;

plângerile și cererile cetățenilor.

În timpul mișcării documentelor de intrare următoarele operațiuni:

documente de intrare;

inițial (Forwarding) de manipulare;

examinare și distribuție preliminară;

luarea în considerare a documentelor de orientare;

Trimiterea documentelor de răspuns.

Prelucrarea inițială a documentelor de intrare are sarcina de a verifica exactitatea de livrare și integritatea investițiilor, ia în considerare documentele primite și să le pregătească pentru transferul la destinație. Verifică integritatea plicului - toate plicurile, cu excepția corespondenței personale, sunt deschise, documentele sunt extrase din plic și verificat disponibilitatea aplicațiilor. În cazul în care se constată deteriorări, lipsa unui document sau a anexelor sale, acest lucru este raportat expeditorului.

Toate documentele (ambele înregistrate și neînregistrate) pentru fixarea faptului și în momentul admiterii lor instituției face un semn sub formă de tulpini de înregistrare pas. Aplicarea unei ștampile și data în ziua primirii documentului.

Mark pentru documentul de admitere (prop 29) a pus jos doar la documentele înregistrate la momentul înregistrării.

Distribuirea documentelor primite în mare măsură determină-fluxul direct al mișcării lor.

În organizațiile mici, toate operațiunile de prelucrare inițială a documentelor de intrare produse secretar, asistent manager executiv.

Trebuie subliniat faptul că în momentul în care documentele pot fi obținute nu numai prin e-mail, dar acceptat prin telex, fax (fax), e-mail, livrate prin curier sau vizitator. birou clerical este obligat să furnizeze evidență și control al mișcării acestor documente. Contabilitate pentru telegrame, telex, teletype ar trebui să fie efectuată în serviciile de comunicare și apoi să fie transmise la birou.

Documentele trimise direct la unitatea structurală sau executor simbol aplicat (cod) al unității structurale, care este ghidat în numele documentului sau artist.

Într-o examinare preliminară nu este, de asemenea, dacă nevoile documentelor transmise de către conducere, în elaborarea corespondenței anterioare cu privire la această problemă, regulamentele și așa mai departe. Aceste documente sunt trimise la cap, împreună cu primirea corespondenței.

Transmiterea documentelor de revizuire ar trebui să fie efectuate în ziua primirii lor. Telegrame și alte documente urgente sunt trimise în primul rând.

Examinarea documentelor unităților de management și structurale ale organizației produse, de regulă, de la data primirii lor. documentelor urgente sunt revizuite la primire.

Rezultate considerare capete documente reflectate în rezoluții (prop 17).

Șeful instituției sau unității structurale, tratarea documentul rezultat ar trebui să ofere orientări clare și specifice cu privire la punerea sa în aplicare.

Cu documentul de rezoluție este transferat directori responsabil. În cazul în care mai mulți interpreți, documentul este trimis la fiecare dintre ele, la rândul său. Pentru a lucra simultan pe documentul cu el a făcut o copie a unuia dintre performeri. Documentul original este trimis la autorii, a declarat prima rezoluție.

Șeful rezoluției privind documentul ar trebui să se reflecte în cartea de înregistrare. Pentru a controla rezoluția de serviciu poate fi baza sa preia controlul documentelor de performanță.

Toate mișcările de document între unitățile structurale și interpreții sunt realizate fără chitanțe, dar cu semnul obligatoriu pe certificatul de înregistrare.

În conformitate cu rezoluția făcută executiv responsabil, împreună cu personalul menționat la ea. Progresul în realizarea documentului este fixat pe partea din spate a cardului de înregistrare, dacă este necesar. Documentați tot timpul până la executarea este în directorul de lucru pentru artiști.

La transmiterea documentului de răspuns pentru a semna el ar trebui să facă materialele pe baza cărora se pregătea. Acest lucru facilitează activitatea capului, evită artiștii de asteptare și așa mai departe. N. În cazul în care documentul și toate materialele aferente sunt trimise atunci când lucrările pe documentul de răspuns complet finalizat. Depunerea unui document în cazul va biroul unui angajat (sau asistent administrativ).

Trecerea documentelor de ieșire și interne.

Trecerea documentului de ieșire include mai multe etape:

Elaborarea documentului, apoi imprimați;

coordonarea proiectului, înaintea acestuia, acolo unde este cazul;

semnarea (aprobarea) a documentului;

de înregistrare și trimiterea documentului.

Procesul de aprobare și autorizare poate fi accelerată prin trimiterea unei copii a proiectului organizațiilor și persoanelor interesate. preocupările lor legitime sunt luate în considerare, documentul este retipărită.
Proiectul de document este prezentat secretarului referentul pentru a verifica în mod corespunzător aranja-ment, disponibilitatea aplicațiilor și, dacă este necesar - materiale pe baza cărora a fost întocmit documentul. documentul netrecuta este returnat la executor. Proiectul de document, împreună cu materialele necesare, un secretar, sau, în unele cazuri, prezintă semnătura supervizor. cap fix de proiecte de documente, de regulă, sunt transcrise.

Documentele semnate sunt înregistrate și transmise la trimiterea (la birou, expediție, secretar).

Oficiul, secretar sau expeditie documente trebuie trimise în ziua sosirii lor.

În ceea ce privește documentele interne, acestea trec prin următoarele etape: pregătirea documentului de proiect, reeditarea, coordonarea, vederea, semnarea, executarea. Prin urmare, rutele care trec pe etapele pregătirii și executării aceeași cu cea a documentelor de ieșire, precum și în etapa de execuție coincid cu traseele documentelor de intrare.

Cu toate acestea, unele tipuri de documente interne pot avea rutele lor. Documente administrative (ordine, regulamente) trec prin departamentul juridic; protocoale nu necesită elaborarea; memorii, certificate, și așa mai departe. n. documentele vin direct la cap, ele sunt scrise în numele.

Protocoale Comenzi înregistrate în birou (de la asistentul administrativ), au fost propagate departamentul reprografică, iar apoi a trimis într-o copie a subdiviziunilor lor. Memorandumurile adresată șefului organizației sau divizarea structurală, rezumat, referințe și alte documente interne după revizuirea ofițer transferat la unitățile structurale sau sunt depuse în cazul corespunzător.

Lucrul cu documente confidențiale.

Sub secretul oficial (comerciale), în conformitate cu Civile kodeksuRumyniya (Art. 139), ar trebui să înțeleagă organizatoric, financiar și economic, tehnico-științifică și alte utilizate în organizarea informației are o valoare reală sau potențială către părți terțe interesate în obținerea acesteia pentru Economic și din alte motive, dar nu au motive legale pentru un acces liber la ea.

De lucru pentru a asigura documente confidențiale, de regulă, întreprinderile mici organizate de un secretar, în mediu și mare - Șef de Stat Major.

Pentru activitatea normală a angajaților cu documente confidențiale-guvernamentale necesare pentru a furniza următoarele trei condiții:

lucrul cu documente confidențiale ar trebui să se facă într-o separat, special pentru această cameră despre rudovannom. Accesul la aceste facilități este furnizat la un număr limitat de angajați;

emiterea documentelor confidențiale de uz temporar (pentru mai mult de o zi lucrătoare) se face la primirea salariatului;

transmiterea documentelor marcate „confidențial“ la o altă instituție (și în organizarea unităților din divizia) se face numai cu permisiunea administratorului în cauză.

Documentele cu caracter confidențial sunt înregistrate într-un registru special și sunt păstrate separat de alte documente - în camere speciale sau în dulapuri metalice blocate. Cele mai importante documente trebuie păstrate în seifuri sau bolti blocate și sigilate (în unele cazuri - sub protecția și cu semnalizarea corespunzătoare).

La sfârșitul zilei de lucru a caracterului închis al documentelor sunt verificate și depozitate. Pierderea unor astfel de documente sunt imediat raportate la managerul responsabil.

Șefii de departamente ar trebui să instruiască subordonații lor reguli pentru tratamentul documentelor confidențiale. Nou angajat angajați semnul „obligația de a nu divulga secretele oficiale“, în forma adoptată de către organizație. Toți angajații sunt avertizați cu privire la o eventuală răspundere penală, administrativă și alte, în conformitate cu legea.

Lucrul cu scrisorile și apelurile cetățenilor.

Lucrul cu scrisorile și apelurile cetățenilor are propriile sale specificul și menținut separat de biroul general.
responsabilitatea personală pentru organizarea muncii cu cetățenii și starea procedurilor cu privire la acestea sunt șefi de agenții guvernamentale, întreprinderi și organizații care au nevoie pentru a păstra această lucrare sub supraveghere, să ia măsuri de îmbunătățire a acesteia.

Toate vin la agențiile guvernamentale, întreprinderi și organizații din propunerile, cererile și plângerile cetățenilor ar trebui să fie luate în considerare, înregistrat pe un carduri de înregistrare și de control centralizate în ziua în care ajung.

Atunci când recepția personală a cetățenilor propunerile, cererile și plângerile scrise și orale sunt, de asemenea, obiectul unei înregistrări centralizate.

După documentele de înregistrare sunt predate la cap pentru a lua o decizie. Decizia luată privind apelurile cetățenilor, trebuie să se bazeze pe cerințele legale, examinarea circumstanțelor care au dus la scrierea de plângeri, cereri.
Responsabilitatea pentru soluționarea în timp util a, reclamații, sugestii revine managementului organizației, precum și procesul de examinare a cetățenilor care fac obiectul controlului obligatoriu.

Termene de atac sunt determinate în funcție de complexitatea problemelor ridicate în acesta.

Conform practicii stabilite, cererile și plângerile care nu necesită o examinare suplimentară a faptelor soluționate în termen de cel mult 15 zile de la data primirii. Dacă este necesar, decizia privind plângerea sau cererea de a desfășura activități suplimentare permise, în mod excepțional, prelungirea termenelor limită pentru un răspuns cu nu mai mult de o lună de la notificarea cetățeanului care a depus cererea sau plângerea.

Rezultatele rezolvării problemei puse de a utiliza, comunicate solicitantului. Răspunsurile ar trebui să fie cuprinzătoare legislație, relevantă existentă. În cazul în care tratamentul primit nu intră în competența organizației, ar trebui să fie cel târziu în termen de cinci zile de la luarea în considerare de către autoritatea competentă sau solicitantului. Într-o scrisoare de răspuns clarifică în cazul în care el ar trebui să trimită adresa.

Refuzul de a emite o decizie pozitivă se trimite în scris motive convingător, motivele și motivele de refuz, cu referire la legislația și deciziile autorităților competente aplicabile.