Pregătirea documentelor cu privire la personal pentru livrare la arhiva

program de reconversie profesională "Managementul Resurselor Umane (Standard Professional)"
Desigur, partea distanță de perfecționare a ofițerilor personalului Uniunii Naționale și Institutul de Tehnologie din Moscova (Universitatea Tehnică), în conformitate cu cerințele standardului profesional „un personal de specialitate de management.“ Stat Diplomă Universitatea de Stat de formare ucenicie și certificare a Uniunii Naționale de Resurse Umane.

HR outsourcing

Pregătirea documentelor cu privire la personal pentru livrare la arhiva

Pregătirea cazurilor privind personalul pentru a transfera la organizarea arhivei, de regulă, efectuate angajații serviciului de personal. Păstrarea acestor taxe fixe în fișele de post. În acest serviciu de întreținere și documentare arhiva organizațiilor să le ofere asistență metodologică în realizarea acestei lucrări.

În acest caz, în cazul în care organizația este sursa de achiziție de stat sau municipale arhive, lucrătorii din instituțiile de arhivă relevante pot fi implicate în calitate de consultant. În cazul în care organizația nu este sursa de achiziție a instituțiilor de arhivă, acest serviciu poate fi oferit acestora pentru o taxă. În cazul în care acest lucru este acordul privind cooperarea în domeniul arhivelor și înregistrărilor de management. Obiectul contractului, de regulă, este cooperarea dintre părți cu privire la pregătirea cazurilor de arhivare, precum și cu privire la organizarea de stocare, contabilitate și utilizarea documentelor de arhivă.

Nu este permis să lipi documente de foi neproshitye de afaceri, t. Pentru a. Adezive acționează distructive pe bază de hârtie, care ar putea duce la pierderea iremediabilă a textului documentului

Trebuie amintit că, în cazul în care, în cursul legării, depunerea caz o parte a foii sau cel puțin o frunză nu a fost capturat de către un brâu brodat cu carcasa și re-întrețesut.

Documente de legătură din metal (ace de siguranță, agrafe, etc.) ale cazurilor trebuie îndepărtate.

Numerotarea afacerii foi

Foi afaceri, constând din mai multe volume, au propria lor numerotare, t. E. sunt numerotate pentru fiecare volum separat.

foi împăturite (de exemplu, A3 sau A2) sunt instalate și sunt numerotate în colțul din dreapta sus.

Filed în cazul numerotate de plicuri cu atașamente; în timp ce plicul numerotate inițial și apoi fiecare atașament în ea.

În prezența unui număr mare de erori în numerotarea de afaceri foi, este necesar să se renumerota din nou foi. În acest caz, numărul vechi este barat, și următoare a pus jos unul nou. Este interzis să se stabilească numărul vechi la nou.

Dacă există erori minore în numerotarea foilor permise aplicarea de numere cu litere. De exemplu: .. 25, 25a, 25b, 26, 27, etc. Este de asemenea posibil pentru a sări peste numere din foi.
De exemplu: 25, 27, 28, 29, etc ..

Toate aceste caracteristici sunt numărul de foi de caz (prezența numerelor cu litere și pierdute), specificate în lista - Martor cazul.

De exemplu, ultimul număr al cazului 122 a foii, dar, de fapt, există două număr de litere: 25a, 25b, și un număr de apel pierdut - 26. În acest caz, cazul inscripției de asigurare este după cum urmează: „În cazul tivită și numerotate de la 123 (123 ) foi în t h lettered număr foaie - 25a, 25b ..; Lipsește numărul de foi - 26 ... "

După ce a efectuat numerotarea foi, se poate trece la proiectarea capacului de caz (Anexa 1).

În conformitate cu regulile muncii arhivele organizațiilor elementelor obligatorii ale descrierii se referă la cazul sunt după cum urmează:

- numele organizației;
- denumirea unității structurale;
- indicele de afaceri (în conformitate cu nomenclatura din cazuri);
- titlul cauzei;
- data cazului;
- numărul de foi în cazul;
- perioada de valabilitate a cazului;
- caz arhiva cifru.

Pe coperta cazului numele complet al organizației, conform documentelor sale constitutive, și în paranteze - a adoptat denumirea prescurtată.

Ce se întâmplă dacă ordonarea documentelor cu privire la personalul efectuat de mai mulți ani după finalizarea clerical și în această perioadă au existat schimbări în numele organizației?

Într-un astfel de caz, capacul de caz scos numele organizației care a avut în timpul creării documentelor cauzei. Același lucru este valabil și pentru numele unității structurale, în activitățile care au format documentele de caz. În ceea ce privește cazul indicelui, acesta este transferat la coperta nomenclaturii afacerilor.

Pozițiile de cazuri trebuie să conțină următoarele elemente, dispuse într-o secvență bine definit:

Pentru documente și protocoale administrative sunt puse în jos numerele lor.

De asemenea, este posibilă utilizarea „documentelor“ termenul. Acesta este utilizat în antetele de cazuri care conțin documente pe aceeași temă, dar care nu sunt legate de secvență de flux de lucru. În acest caz, după „documentele“ cuvânt din paranteze indică principalele tipuri de documente incluse în acest caz. De exemplu: i> „Documentele (prezentare, aplicare, caracteristici, autobiografie, extrase din hotărâri, ordine, etc.) privind reprezentarea angajaților Comitetului pentru atribuirea de stat și departamentale premii, titluri onorifice, acordarea de premii“.

Angajații serviciilor de personal ar trebui să acorde o atenție deosebită la proiectarea coperțile cazurilor care conține conturile personale (salarii) pe salarii. La elaborarea titlurilor de proprietate trebuie să specifice pe deplin numele unității structurale, muncitorii care au avut salariile. Nu folosiți abrevieri, cum ar fi: .. OGM, OM, ODP, PBO, etc pentru că în viitor este dificil de a găsi informațiile necesare conținute în documentele.

De exemplu, nu este recomandat să formuleze un titlu de afaceri, după cum urmează:
„Conturi a salariilor angajaților din Gro“. Corectați: „Conturile de salarii ale angajaților departamentului de organizare și juridice.“

În cazul în care compania are condiții de muncă vătămătoare, depozitarea pe termen lung (75 ani), selectați de masă și de tinutele profesii periculoase. În acest caz, titlurile de proprietate trebuie să specifice departamentului (unitate), în care au lucrat.

În practică, se pot găsi de multe ori astfel de cazuri titluri pe coperțile: .. „Salariu“, „prejudiciu“, „certificare“, etc. Aceste definiții nu au legătură cu faptele titlu nu sunt. Nu există nici un fel de astfel de afaceri sau tipuri de documente. Utilizarea unui astfel de limbaj este o încălcare gravă a normelor de documente care descriu obiectul de stocare pe termen lung.

Autenticitatea documentelor de afaceri în antetul nu este specificat

elemente de recuzită obligatorii acoperă caz ​​este data documentelor - anul (e) al instituției și la sfârșitul cazului în cadrul unei proceduri. Pentru documentele administrative și informatsionno.spravochnym sunt puse datele extreme de stabilire și la sfârșitul afacerilor.

Extreme este data (ziua, luna, anul) înregistrare (compilare) o foarte devreme și foarte târziu în documentele incluse în acest caz.

În cazul în care caz este o carte (magazine) ordinele de înregistrare sau ordinele privind personalul, datele sale sunt datele calendaristice exacte ale primei și ultima intrare în carte (jurnal).

.. Prin documentele administrative, inclusiv cu personalul sunt ordine și instrucțiuni; la informații și de referință - protocoale, acte, carti (reviste)

Data cauzei care conține procesele-verbale ale reuniunilor (de exemplu, certificare sau comision de calificare) reprezintă data de a face prima și ultima de minute de compunere de afaceri.

Data afacerilor personale este data ordinelor de semnare privind angajarea și concedierea persoana care a deschis.

popi următor caz înveliș de design - numărul de foi în acest caz, care este transferată din fișa-martor.

caz termenul de valabilitate este pus în conformitate cu articolul Listă documente administrative tipice generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea termenului de valabilitate, aprobat. Rosarkhiv 06.10.00, sau nomenclatura afacerilor organizației, după împăcarea la lista standard de documente care indică timpul de stocare.

Arhivistic caz cifru include: numărul Facility, № inventar, № caz, № ligamentului (cutii).

Lista de fonduri este principala organizație a arhivei de documente contabile. Acesta se desfășoară în organizarea arhivei, care stochează documentele celor două sau mai multe fonduri

Numărul de fond este atribuit corespunzătoare arhivele de stat sau municipale, o sursă de achiziție de care este organizația. În cazul în care organizația nu este sursa de achiziție a instituției de arhivă, fondul este atribuit un număr în lista de fonduri. Dacă arhiva este organizația deține doar un singur fond de arhivă, numărul său este „1“.

numărul de inventar este alocat în fișa de organizare arhiva Fundației (care este, de asemenea, o arhivă de bază document contabil). Numărul fișierului corespunde cu numărul de inventar de afaceri, care se face după finalizarea înregistrării cazurilor.

Numărul caseta este atribuit la formarea de pachete, cutii, în ordinea brută, după toate lucrările privind raționalizarea documentelor de personal, precum și aprobarea stocurilor la documentele de personal.

Codurile archive pe coperțile cazuri puse în cerneală (cerneală) după afacerile în anuale consolidate inventare partitionari afaceri privind personalul aprobat de Comitetul de experți al organizației și aprobate de către șeful organizației. Înainte de această cifru arhivă este pus creion.

cazuri de acoperire sunt realizate cu cerneală non-decolorare, în mod clar de mână, lizibil. Corectările afaceri acoperă detalii nu sunt permise. Dacă faceți o greșeală - a scrie peresostavlyaetsya din nou. Este de dorit în proiectarea cazurilor de acoperire pentru a folosi cerneală neagră, t. Pentru a. Este mai rezistent la influențe externe de mediu și mai păstrează proprietățile sale. Inscripția aplicată direct cazul copertă (carton).

În numărul următor vom vorbi despre modul de a face un inventar de acceptare în cazul pregătit pentru arhivare

bază normativă

O listă de documente administrative tipice generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea termenului de valabilitate, aprobat. Rosarkhiv 06.10.00

Regulile de bază ale organizațiilor arhivelor, aprobat prin decizie a Consiliului de Stat Arhiva 06.02.02